sábado, 26 de julio de 2008

LOS CINCO PASOS FUNDAMENTALES DEL KAIZEN JAPONES,

LOS CINCO PASOS FUNDAMENTALES DEL KAIZEN JAPONES.

La filosofia de los cinco pasos del Kaizen japones, también conocido como 5 “S”, debe su nombre de cinco palabras japonesas: Seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke.

• Basada en palabras japonesas que comienzan con una "S", esta filosofía se enfoca en el trabajo efectivo, organización del lugar, y procesos estandarizados de trabajo.

• 5S simplifica y mejora el funcionamiento del area trabajo, reduce los desperdicios y actividades que no agregan valor, al tiempo que incrementa la seguridad laboral, la eficiencia y la calidad de los productos.

Seire: Organización del area de trabajo: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

*Seiton: Reducir o disminuir búsquedas: Facilita con alto nivel de seguridad el movimiento sin demora de las cosas, servicios y personas.

*Seiso: Limpieza: Cuando todo está limpio y ordenado se simplifican los procedimientos y se mejora la eficiencia.

*Seiketsu: Estandarización y simplificación de procesos: Mantener el orden, organización y limpieza en el ambiente y las personas.

*Shitsuke: Disciplina y buenos hábitos de trabajo colectivo: Basados en el respeto a las reglas y a las personas (compañeros de trabajo y clientes), en definitiva trabajo en equipo.

• Seiri: (Ordenamiento o acomodo), la primera “S” se refiere a eliminar del área de trabajo todo aquello que no sea necesario y pueda entorpecer el trabajo. Una forma efectiva de identificar estos elementos que habrán de ser eliminados es llamado "etiquetado en rojo". En efecto una tarjeta roja (de expulsión) es colocada a cada artículo o cosa que se considere no necesaria para la operación. Enseguida, estos artículos son llevados a un área de almacenamiento transitorio. Más tarde, si se confirmó que eran innecesarios, estos se dividirán en dos clases, los que son utilizables para otra operación y los inútiles que serán descartados.

• Seiton: (cada cosa en su lugar) es la segunda "S" y se basa en sistemas de guardado eficientes y efectivos.
• ¿Qué necesito para hacer mi trabajo?
• ¿Dónde lo necesito tener?
• ¿Cuántas piezas de ello necesito?

• Seiso:(¡que este brillante!) Una vez que ya hemos eliminado la cantidad de estorbos y desperdicios, y colocado en su lugar lo que sí necesitamos, viene una súper-limpieza del área. Cuando se logre por primera vez, habrá que mantener una diaria limpieza a fin de conservar el buen aspecto y comodidad de esta mejora. Se desarrollará en los trabajadores un orgullo por lo limpia y ordenada que tienen su área de trabajo.

• Seiketsu: (Estandarizar) Al implementar las 5S, nos debemos concentrar en estandarizar las mejores prácticas en nuestra área de trabajo, es decir que se conviertan en normas los pasos aplicados. Dejemos que los trabajadores organizados en equipos para la mejora (EPM), participen en el desarrollo de estos estándares o normas. Ellos son muy valiosas fuentes de información en lo que se refiere a su trabajo, pero con frecuencia no se les toma en cuenta.

• Shitsuke: (Mantener) Esta será siempre, la "S" más compleja de alcanzar e implementar. La naturaleza humana es resistir el cambio y no pocas organizaciones se han encontrado dentro de un taller sucio y desorganizado con alto nivel de inseguridad a solo unos meses de haber intentado la implementación de las 5 “S”. Existe la tendencia de volver a la tranquilidad del "Status Quo"(posición comoda)y la "vieja" forma de hacer las cosas.

PUBLICADO POR:

LIC.RI,ALEXIS E BLANCO BLANCO

ACTITUDES DEFENSIVAS UN FACTOR GENERADOR DE CONFLICTOS.

ACTITUDES DEFENSIVAS EN LAS ORGANIZACIONES UN FACTOR GENERADOR DE CONFLICTOS:

PSICOEDUCACIÒN LABORAL PARA GERENTES Y SUPERVISORES EXPERIMENTADOS.

¿Que son las actitudes defensivas?

Son mecanismos de defensa o barreras ocultas que buscan proteger la auto imagen y creencias de una persona o de un grupo de ellas y representan un serio obstáculo para las buenas relaciones interpersonales. Estas barreras pueden ser individuales u organizacionales y ambas son mecanismos que buscan proteger los puntos débiles de las personas, es decir la auto imagen y tienden a socavar el desarrollo y la productividad de las empresas colocándolas incluso en riesgo.

NO LO TOME PERSONALMENTE....

Cuando alguien nos ataca lo natural es que nos defendamos pero cuantas personas en el mundo se ponen a la defensiva sin ser atacados, esas personas consideran ataques personales cosas que no lo son y además se molestan, se sulfuran y hasta se ponen agresivas afectando así emocionalmente su propia salud. Esta clase de defensa o actitud cuando no existe ataque no es conveniente conductualmente y sin embargo son muy comunes en nuestras relaciones o comunicaciones con los demás y son un factor generador de conflictos.

Cuando nos sentimos atacados para defendernos usamos lo primero que se nos ocurre como por ejemplo: si estamos en nuestro trabajo hablamos de políticas, normas y procedimientos como argumentos ante un reclamo o planteamiento que nos haga una persona, otra defensa radica en salirse por la tangente y si no encontramos un escudo adecuado iniciamos una discusión sobre un aspecto sin relación alguna con el tema y para muchos la mejor defensa es la ofensa es decir el contra ataque o represalia preventiva.

Es importante tener en cuenta que algunas veces cuando nos comunicamos con alguien hacemos o decimos cosas inconscientemente que parecen inofensivas pero que ponen a la defensiva a nuestro interlocutor. Cuando esto llegue a pasarnos vale la pena que recordemos que todos tenemos aspectos íntimos a los cuales somos muy sensibles y que nos molestan ver expuestos en publico. Todos dedicamos mucho tiempo a nuestra imagen personal buscamos vernos mejor ante los demás y ante nosotros mismos y cada vez que oímos algo que parece dirigido a uno de los puntos débiles de nuestra imagen lo tomamos como algo personal y de inmediato nos ponemos en guardia, Ejemplo: si usted es calvo y escucha de alguien un comentario sobre otra persona calva se molesta e incomoda esto es debido a que nuestra auto imagen es muy vulnerable y eso es lo que protegemos cuando nos ponemos a la defensiva.

ACTITUD DEFENSIVA O INSEGURIDAD.

Vivir constantemente a la defensiva es el resultado de la inseguridad en si mismo de la falta de confianza y poca estima personal, tememos a las criticas de los demás o que alguien nos pueda considerar incompetentes y al tener un concepto o imagen negativa de nosotros mismos casi siempre vamos a considerar ofensivos los comentarios de los demás.


EFECTOS DE LAS ACTITUDES O CONDUCTAS DEFENSIVAS EN LAS ORGANIZACIONES:

Cuando nos vemos sujetos a una actitud defensiva casi siempre reaccionamos de igual forma por la presión que ejerce la misma sobre nosotros, es importante saber que siempre la actitud defensiva que se origina en una relación se transmite a las demás personas y dependiendo de su magnitud puede generar toda una cadena de sucesos que hacen desagradable el trabajo.

Las actitudes defensivas que adoptan las personas pueden afectar a toda una organización porque deterioran y anulan las comunicaciones en los grupos y causan fuertes perjuicios en la moral, en la productividad e incluso en la seguridad laboral, porque lógicamente al trasladarse dichas actitudes con su carga de agresividad de una persona en otra se afecta todo un colectivo y se socava toda iniciativa de trabajo en equipo.

Las posiciones defensivas acaban con las iniciativas personales y alteran el buen clima laboral de las organizaciones e incluso también pueden afectar familias enteras, especialmente cuando dichas actitudes se convierten en un circulo vicioso transmisor de agresividad que dificultan las posibles soluciones a los problemas y conflictos, sobre todo cuando hay descalificaciones y adjetivos de por medio que causan serias heridas en las personas que se relacionan.

Los personajes de una relación que se ponen a la defensiva se encierran en una armadura o coraza protectora y se mantienen prestos al combate como gladiadores,sin darse cuenta que sus actitudes afectan a otras personas de su entorno, una armadura puede hacerlos sentir protegidos pero en realidad solo los encierra en una prisión en donde los sentimientos y temores se exageran al máximo y con sus defensas aprestadas se les hace difícil ver y escuchar a los demás, por que simplemente su visión del mundo se reduce.

¿COMO PODEMOS REDUCIR LAS ACTITUDES DEFENSIVAS?

Podemos reducir las actitudes defensivas si partimos del supuesto que nuestro trabajo este bien hecho, que somos buenas personas y que nadie intenta atacarnos. Con esa actitud mental podremos comunicarnos más abierta y diplomáticamente con los demás y lograremos tener una comunicación más efectiva.

PASOS PARA UNA DIPLOMACIA NO DEFENSIVA:

1) El primer paso de la diplomacia es hacer un cese del fuego o sea cuidar nuestra tendencia a ser defensivo ante actitudes defensivas de los demás.

2) Ante una actitud defensiva se debe hacer un enfriamiento de la situación abandonando inteligentemente la escena de discusión sin haber resuelto el problema para hacer el análisis correspondiente a la misma, si sentimos que la actitud de alguien hacia nosotros es ofensiva, arbitraria o irracional quizás sea por que no comprendemos dicha actitud, si nos damos un momento de reflexión y analizamos la situación podremos descubrir el porque la actitud nuestra fue considerada una amenaza por esa persona, si logramos captar que una persona defensiva es una persona temerosa nos pondremos a buscar las causas de su temor para entablar con ella una comunicación que reduzca su actitud defensiva y podremos plantear el problema en discusión en forma eficaz y obtener una solución satisfactoria.

3) Debemos analizar nuestra propia actitud a fondo, para saber el porque provocamos una actitud defensiva en otra persona.

4) Debemos tener en cuenta que cuando hacemos sugerencias sobre cambios en el trabajo frente a terceros y sobre todo en un momento inoportuno en donde las tensiones son excesivas podemos ocasionar problemas y generar respuestas defensivas e incluso agresivas.

5) Evitar discutir: En vez de ponernos a discutir tratemos de saber mas sobre el punto de vista de nuestro interlocutor.

6) Aprender hacer las criticas y observaciones a las personas correctamente en nuestro que hacer diario para evitar generar respuestas defensivas que afecten nuestras relaciones y el ambiente de trabajo, ya que el dar y recibir criticas u observaciones es parte de la interacción en el medio en que nos desenvolvemos y es por ello que es importante aprender a criticar con eficacia y un principio básico consiste en saber criticar lo que hacen las personas en vez de criticar sus rasgos de carácter, si vamos a criticar algo debemos de asegurarnos de que sea el trabajo y no a la persona, recuerde que no nos molesta tanto de que alguien nos diga que debemos cambiar un informe, como que esa misma persona nos diga que somos incompetentes.

Para ser eficaz cuando criticamos o realizamos observaciones a los demás, nuestra critica u observación debe ser sincera y en tono respetuoso ya que es muy probable que las personas se pongan a la defensiva si sienten que les ocultamos algo o le menospreciamos con nuestra forma de expresarnos, al criticar debemos ser muy diplomáticos debemos tener cuidado con las palabras que usamos para no descalificar y provocar discusiones estériles y desagradables, en especial dos o tres de ellas que usamos con frecuencia; Nunca, siempre y Eres:

Siempre llegas tarde, Nunca terminas a tiempo, Eres un incompetente etc.

Es importante saber que cuando nos critican debemos frenar nuestro impulso de negar y explicar sin antes oír todo lo que tengan que decirnos, debemos aprender a diferenciar con objetividad el trabajo y la persona ya que lo que hacemos no es lo que somos y así poder realizar criticas y observaciones constructivamente que no generen discrepancias y conflictos, hay que saber dirigir nuestra energías a la solución de los problemas y no a tratar de defendernos.

Recuerde;

*Escuche.
*Sea diplomático.
*Cese el fuego (ponga las descalificaciones de un lado y el respeto en primer lugar).
*Concéntrese en el trabajo.
*Empatice (colóquese en el lugar de su interlocutor cuando entable una conversación).
*Antes de tratar un problema, trate de tener en mente una posible solución que plantear y solicite a su interlocutor opinión al respecto no gaste energías en discutir acaloradamente busque soluciones.
*Tenga siempre en cuenta que el elemento Psicológico básico de todo proceso de negociación son las actitudes defensivas presentes en los interlocutores,que debemos tratar de identificar y reducir para lograr soluciones factibles a los problemas en un sentido de ganar, ganar.


CONSEJOS PARA EL ÉXITO:

Mostrar real interés en el otro.

Dejar hablar a los demás.

Animar al otro a hablar de sí mismo.

Ser un buen oyente (Mirar siempre a la persona que nos habla, demostrando que nos interesa).

Hablar en términos de los intereses del otro (empatice).


El secreto más antiguo del éxito;

Cuanto más grande seas, hazte tan pequeño por que los que se enaltecen así mismos serán humillados y los humildes serán enaltecidos ante dios y los hombres.

Jesús de Nazaret.

Elaborado por:
POR: LIC. ALEXIS E BLANCO BLANCO.
CONSULTOR EN GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS.
E-mail: blanco_blanco_alexis@hotmail.com